Het kwartaal- of jaarplan, het nieuwe project of de resultaten van iets. Jij mag het online presenteren! Het maakt niet uit wat; hoe zorg je er nu voor dat je een geweldige presentatie houdt!
Voorbereiding
Het onderwerp is je bekend, maar is het doel ook duidelijk? Wat wil je bereiken met je presentatie? En weet je wie er exact komen, en heb je daar invloed op? Komen er alleen mensen die het echt interesseert en een reden hebben om te komen of….
En met welke mindset komen de aanwezigen? En welke mindset wil je dat de mensen na de presentatie hebben? M.a.w. hoe ziet je verhaallijn eruit afgestemd op het doel en de mindset van de aanwezigen.
15 of 30 minuten voor de start geen telefoon en/of mail meer checken, maar focussen op je presentatie. Haal diep adem en….succes!
Techniek
Weet je hoe het programma werkt waarmee je mag presenteren? Als gebruiker, maar ook als presentator? In de praktijk zien we dat medewerkers in meer dan 95% van de gevallen geen training hebben gehad in de verschillende applicaties en dat we inhoudelijk vaak nog beginners zijn.
Kijkend naar het meest gebruikte programma Teams, hebben we een tip voor je. Je kunt je presentatie op meerdere manieren delen in Teams. Je kunt je gehele desktop delen, minder handig i.v.m. privacy. Je kunt alleen het Window delen dat je wilt laten zien. Beter, maar dan kun je het publiek niet zien. Je kunt ook PowerPoint Live gebruiken; de beste en eigenlijk enige serieuze optie. Zo kun je nog steeds je ‘publiek’ zien. En zij jou ook!
Interactie
Iedere presentatie is gebaad bij interactie, anders verlies eenieder snel de aandacht. Om die interactie te realiseren zijn er meerdere mogelijkheden. Werk met break-out rooms, wissel de PowerPoint af met dialoog, stel open vragen, spreek mensen aan bij de eigen naam etc. Voorkom
dat je vervalt in een monoloog!
Soft skills
Emotie en/of creativiteit gaan vaak niet goed samen met ‘online’ werken. Hou daar rekening mee. Creativiteit is te doen, maar dan dien je wel allemaal de skills te hebben om te werken met whiteboards. Emotie werkt in de praktijk vaak niet online zien wij in verschillende omgevingen. Een wandeling doet in dat geval wonderen!
Focus
In ons boek spreken wij over de ozonlaag; een beschermende omgeving waarin we veilig zijn
voor invloeden van buitenaf. Dit is ook goed voor je brein; je focus! Eenvoudige afspraken met de deelnemers als bijvoorbeeld:
- Mail & telefoon uit; tijdens een normale presentatie zit je ook niet op je telefoon of de mail te beantwoorden.
- Camera’s aan! Een teken van respect voor elkaar en het stimuleert interactie. Wees gerust over je verschijning; online kijkt iedereen vriendelijker!
- Werk vanuit een ruimte zonder hond, kind of andere externe invloeden.
In hoofdstuk 3 staan we stil bij het maken en vastleggen van afspraken in een manifest. Het is goed om vast te leggen wat je als organisatie vast te leggen wat je belangrijk vindt als je met elkaar overlegd. Of dat nu online of offline is. Een heldere visie die voor iedereen duidelijk maakt ‘hoe we het hier doen’.
Besef dat onze gemiddelde aandacht spanne kort is. Als uitgangspunt nemen wij dat online sessies maximaal 45 minuten duren. Daarbij ervan uitgaande dat iedereen actief betrokken is. Is dat anders, dan is het rap minder…. Als presentator moet jij je focussen op de essentie om de mensen erbij te houden. Naast het toezien op voldoende interactie doe je dat door te communiceren met krachtige, kernachtige boodschappen.
Mensenwerk
In essentie is online presenteren nog steeds gewoon presenteren. Dus alle standaard waarheden over presenteren blijven geldig. Ga niet alleen in digitaal denken, het blijft gewoon mensenwerk.