We hebben het gehaald! Stapsgewijs mogen we de keukentafel weer inruilen voor de flexplek. We in het tijdperk van het hybride werken aangekomen. Dat zal ook wel weer even wennen worden. Want het voordeel van iedereen thuis was dat we allemaal in hetzelfde bootje zaten: allemaal aan de keukentafel. We gaan nu constant in verschillende bootjes zitten: een paar mensen thuis en een paar op de zaak. En ook steeds in wisselende samenstelling. Dat brengt een nieuwe dynamiek met zich mee die naast verrukking ook voor verwarring kan zorgen. Zowel menselijk, als praktisch.
Menselijk gezien zal de ene helft van het team in verrukking zijn, want zij zijn weer bij elkaar op kantoor. Ze kunnen weer even bijpraten, grapjes tussendoor maken, en tijdens de pauze informeel even wat regelen. De andere helft kan dan makkelijk in verwarring raken, want zij voelen zich in één keer alleen tegenover het kantoor-team, dat sociaal als een eenheid kan overkomen waar jij geen deel van uitmaakt. Maar ook aan praktisch: het kantoor-team krabbelt even wat op het whiteboard, of wisselt op een velletje even wat ideeën uit, terwijl de thuismedewerker extra moeite moet doen om het bij te houden.
Deze tegenstelling zal het sterkst naar boven komen bij vergaderingen. Het verschil in de menselijke en praktische dynamiek wordt daar versterkt omdat er meer tijds- en prestatiedruk zal zijn om de tijd van alle aanwezigen zo goed mogelijk te benutten.
In dit artikel geven we je aan de hand van 3 criteria wat tips om de brug tussen de fysieke en de virtuele vergaderaar de bouwen: Hygiëne, Humaan & Helpen.
Hygiëne.
Dat betekent: doe alleen wat je moet doen, en allen met die mensen die daar ook belang bij hebben. Hoe duidelijker je daarin bent, hoe makkelijker het voor iedereen is om te begrijpen waarom zij daarbij zitten, en wat er van hen verwacht wordt. In ons boek Vergader jezelf Gelukkig hebben we daar een mooi hulpmiddel voor: het Vergadermodel. Zorg ook voor een strak verloop van je agenda, om goed bij de les te blijven. Voor de mensen op kantoor is wat afleiding gezellig met z’n allen, voor de thuisvergaderaar kan dat echt een afhaakmoment worden. Kijk voor tips daarover naar ons Vergaderverloop.
Humaan.
Welke impact heeft jouw inbreng op de groepsdynamiek? Denk aan een vergaderdag waar in de ochtend een leidinggevende inbelt om input te geven, en aan het einde van de dag rapportage van de groep krijgt over de uitkomst. Als leidinggevende heb jij de dynamiek van die dag niet hebt meegemaakt. En als virtuele vergaderaar komt daar nog bij dat je de non-verbale signalen van de groep mist als zij hun rapportage doen. Als je niet oppast ga je dan (goedbedoeld) inhoudelijk de inhoud corrigeren, terwijl de groep van ellende in elkaar zakt… alle moeilijke punten van de dag worden emotieloos terzijde geschoven! De les: wees je ervan bewust dat je vitale informatie mist, die je in een fysieke vergadering uit de groep zou oppikken.
Hoe voorkom je dat? Wees humaan. Als jij virtueel betrokken bent bij een hybride bijeenkomst, zorg ervoor dat je eerst de emoties begrijpt, de gevoeligheden. Zowel positief als negatief. En pas je inhoudelijke reactie daarop aan. In ons boek hebben wij het over het verschil tussen de doelstelling en de mindset als we het over zowel het voorbereiden als het afsluiten van een vergadering hebben. Zeker bij hybride vergaderingen helpt het je om altijd in deze tweedeling te denken.
Helpen.
Toen we allemaal thuis moesten werken, kregen we een tweedeling. Mensen die dat wel prima vinden en zij die daaraan moesten werken. Vooral het gebruik van digitale hulpmiddelen zoals Zoom, Teams en Mural is voor sommige mensen echt lastig. Hybride werken betekent dat we dit meer niet los kunnen laten, maar juist moeten verweven in het fysiek samen werken om de virtuele collega’s te blijven betrekken. Als je niet zo’n digitaal mens bent, ga je het heel vervelend vinden dat je op kantoor gewoon moet doorgaan met Zoom en Teams.
Er gaan hulpmiddelen komen die die grens gaan laten vervagen: slimme schermen zoals Microsoft Surface gaan hier een zekere rol in spelen. Die zorgen ervoor dat je in een digitale omgeving nog relatief fysiek aan de slag kunt. Maar de belangrijkste hulp gaat van de collega’s zelf komen. Denk er bij al je vergaderingen goed over na: is die digitale toevoeging noodzakelijk, of alleen maar leuk? Gaan alle vergaderaars hier goed mee om kunnen gaan?
Samenvattend:
5 tips om in de hybride wereld te slagen.
- Hygiëne: Zorg voor een heldere doelstelling, en koppel daar alleen de benodigde mensen aan (vergadermodel)
- Hygiëne: zorg dat je als voorzitter de vergadering lekker strak houdt. (Vergaderverloop)
- Humaan: zorg er als digitale vergaderaar voor dat je volgt wat de menselijke dynamiek is in de ruimte. Maar heb er ook begrip voor dat er in de ruimte af en toe dingen gebeuren die je niet kunt volgen op afstand. Dat is OK.
- Humaan: zorg er als fysieke vergaderaar voor dat je de digitale vergaderaar meeneemt in de fysieke dynamiek. maar houd jezelf in de gaten dat niet te ver gaat en de digitale vergaderaar uitsluit.
- Helpen: alleen samen komen we eruit. Niet iedereen is hier even handig in. Houd daar rekening mee bij zowel planning als uitvoering.