Fear of missing out!
‘Ja maar, ik was daar altijd bij!’. Dat klopt, maar nu we er goed over hebben nagedacht hoef je daar niet meer bij te zijn. Als je het doel en de agendapunten van een overleg leidend maakt, dan kan het zomaar zijn dat van de ‘standaard aanwezigen’ niet iedereen er bij elk agendapunt en soms zelfs niet bij het overleg aanwezig hoeft te zijn.
Aanwezigheid bij punten die op agenda staan waar je niets mee hebt kost jou onnodig tijd en als je je er toch mee bemoeit kost dat alle aanwezigen onnodig tijd. Dit leidt veelal tot bijdragen in de vorm van herhalingen is onze ervaring. Op dat punt of zelfs in dat overleg ben je dan een niet gewenste ‘vergadertoerist’.
Bij een groot landelijk assurantiekantoor mochten we meekijken naar de overlegstructuur en hebben we samen met het management deze onder handen genomen. Iedereen enthousiast, nu nog even implementeren. Mensen uitleggen dat ze ergens niet meer bij hoeven te zijn is lastig. Ben je dan minder belangrijk? Hoor je er dan niet meer bij? Je wilt per slot van rekening ook niets missen! En aan het overleg zou je zomaar enige status kunnen ontlenen (en dat doen mensen ook. Red.)
Het is even wennen voor iedereen en het uitleggen verdient echt aandacht om de beschreven emoties te kanaliseren. Echter, eenmaal geïmplementeerd bespaarde iedereen tijd en kreeg men meer energie van de overleggen die plaatvonden. Door de ontstane focus door de nieuwe opzet zat niemand van de aanwezigen nog te lummelen of op zijn mobieltje tijdens het overleg.
Wij waren trots dat we mochten bijdragen aan minder, zinvoller en vooral leuker vergaderen!