Online, fysiek of hybride?

Vroeger of later in 2021 gaan kantoren weer open en kunnen we weer naar ‘de zaak’. Nu is de vraag: Gáán we naar die zaak, hoe vaak, wanneer en waarom? Laten we daar, voor de verandering, eens over nadenken en niet zomaar wat doen. Er valt namelijk wat te kiezen.

‘Vroeger’
Het is nu misschien lastig voor te stellen maar er was een tijd, niet eens zo heel lang geleden, dat we allemaal gewoon ‘op de zaak’ werkten. Elke dag trokken we massaal van huis om met de auto, de trein of fiets fysiek aan te schuiven bij collega’s. De dagelijkse ongemakken bestonden uit files, vertraging en regen. Vergaderen deden we lekker in een zaaltje, een kamer of een bezemkast met vergaderambities. Soms hadden een bila bij de koffiemachine of een lunchmeeting in het restaurant. Conference calls of videoconferenties bestonden al wel, maar werden vooral gebruikt om te vergaderen met buitenlandse collega’s, klanten of partners. Als het niet anders kon ‘belde je in’ in de meeting. We dachten er niet over na, we deden maar wat en dat was eigenlijk altijd: fysiek bij elkaar komen om te vergaderen.

‘Vandaag’
En toen was het 2020, ‘de zaak’ ging dicht en online vergaderen werd de standaard. Massaal kropen we achter de laptop om via applicaties als Teams, Zoom, Webex, Skype en Google Meet met elkaar te vergaderen. De dagelijkse ongemakken werden nu trage internetverbindingen, collega’s ‘on mute’, blaffende honden en jengelende kinderen. Vergaderen deden we vanuit de keuken, de studeerkamer of de woonkamer.

We dachten niet over na, we deden maar wat en dat was altijd: online bij elkaar komen om te vergaderen. En we hebben geleerd dat online vergaderen eigelijk best kan. We zijn tot de conclusie gekomen dat het zelfs wel een effectiever en efficiënter kan zijn dan onsite, fysiek bij elkaar komen om te vergaderen.

‘Morgen’
De vraag waar we dus over na moeten denken is de volgende: wanneer gaan we onsite vergaderen, wanneer doen we dat online en wanneer kiezen we een hybride vorm, één deel van de deelnemers onsite en één deel van de deelnemers online.

In ons boek Vergader Jezelf Gelukkig bespreken we een model wat prima helpt bij het maken van die keuzes. In het model plotten we vergaderingen op twee assen: de mate van complexiteit en de mate van samenwerking die we tijdens een vergadering nodig hebben. Om met die laatste te beginnen. Veel samenwerking heb je nodig als je samen creatief wilt zijn, bouwen op elkaars ideeën en elkaar wilt uitdagen. Weinig samenwerking vind je vooral bij vergadering waarbij je elkaar op de hoogte stelt of informeert. De factor complexiteit spreekt voor zich, hoe meer complexiteit hoe ingewikkelder de kwestie is, minder complexiteit hoe simpeler.

Er is een verband tussen complexiteit en mate van samenwerking en het vergadertype wat daar het beste op past. Hoe complexer de kwestie en hoe meer samenwerking is vereist des te beter een onsite vergadering past. Stel je eens voor dat het Apollo13 team een oplossing moest vinden met het hele team op afstand in een Teamsmeeting. Ik denk dat de astronauten weinig kans zouden hebben.

Het omgekeerde is ook waar: hoe simpeler de kwestie en hoe minder samenwerking nodig is, des te beter past een online meeting. Voor een update over de teamresultaten hoef je écht niet fysiek in een zaaltje te gaan zitten, geloof me.

Hybride
Dan hebben we nog één andere optie, de hybride vergadering. Dat is een lastige. Het is een vergadering waar een deel van de deelnemers fysiek aanwezig is en een ander deel van de vergadering online meedoet. Wie wel eens online bij een fysieke meeting is geweest zal herkennen dat je je verloren kan voelen. Uiteindelijk wordt je ook gewoon vergeten door de deelnemers die fysiek aanwezig zijn. Het voelt een beetje hetzelfde als als kind bij een verjaardag met volwassenen te zitten, het is lastig om wat te zeggen en al snel zit je in je ééntje in een hoekje vergeten te zijn.

De hybride vorm van vergaderen is lastig. Moeten we er daarom voor kiezen deze dan maar niet te doen? De vraag is misschien eerder: is de keuze wel aan ons? Hybride vergaderen heeft de potentie heeft om een heel gebruikelijke vorm van vergaderen te worden. Want we gaan ook waarschijnlijk hybride werken. Maar dan moeten we er wel over nadenken en niet zomaar wat doen.

Potentie
En er is potentie. De hybride vorm van vergaderen biedt namelijk de mogelijkheid de deelnemers aan een vergadering optimaal in te zetten. De vorm van vergaderen zal erin resulteren dat we deelnemers ‘just in time’ in kunnen zetten en weer kunnen laten gaan als ze klaar zijn. Online deelnemers in een hybride vergadering kunnen bijvoorbeeld een toelichting geven of deelgenoot gemaakt worden van een idee of besluit met de vraag daar dan commentaar op te leveren. Ook brainstormen kan in een hybride setting: op basis van een stelling denken de deelnemers die fysiek aanwezig zijn in een groep of groepjes, de deelnemers die online meedoen denken individueel over de kwestie en na een bepaalde tijd doet iedereen een report out. Hiermee kun je zomaar tot betere ideeen komen dan als iedereen zich in één ruimte bevindt en dus invloed uitoefent op elkaars ideeën.

Goed hybride vergaderen vraagt echter wel wat van de ‘helpers’ in een vergadering. Je moet vooraf een goed proces bedenken waarin de rol van online deelnemers klip en klaar is gedefinieerd.  Ik ga ervan uit dat bij een goede hybride vergadering de online deelnemers niet gedurende de hele vergadering aanwezig zijn. Ze kunnen slechts voor één specifiek onderdeel aanwezig zijn of op geplande momenten bij de vergadering betrokken worden om mee te denken of feedback te geven. Gedurende de vergadering moet je extra aandacht geven aan de online deelnemers, je moet ze actief betrekken en ervoor zorgen dat de onsite deelnemers dan stil zijn.

Het is nog niet zover dat we massaal naar ‘de zaak’ kunnen trekken. We hebben dus de unieke mogelijkheid om na te denken over hoe we hybride gaan vergaderen. Als we dat goed doen dan gaan we van ‘we doen maar wat’ naar: ‘we weten wat we doen’ en daar wordt iedereen gelukkiger van.